Uma agência de propaganda se estrutura essencialmente em função das três principais etapas do trabalho que presta:
o atendimento/planejamento, a criação e a mídia.

        Por atendimento/planejamento compreendem-se as tarefas de assistência ao cliente da agência, estudo de suas características, compreensão de seus problemas, oportunidades e planejamento dos trabalhos e tarefas a serem realizados para a solução desses problemas e/ou aproveitamento das oportunidades de comunicação dos clientes.

        A criação é a fase da geração das idéias, dos temas, dos slogans, das expressões, dos textos, das ilustrações, dos anúncios, dos filmes, dos sons e de todas as muitas formas de comunicação a serem combinadas e empregadas na transmissão das melhores mensagens publicitárias para cada caso de cada cliente.

        A mídia é a tarefa de seleção dos veículos de comunicação mais adequados para atingir o público-alvo nos momentos mais propícios, evidentemente buscando-se a maneira mais econômica e indicada para cada caso em particular.

        Também cabe à mídia, após a seleção dos veículos mais acertados, as tarefas de execução, negociando e comprando espaços, autorizando as veiculações e fazendo seu controle.

        Quando a agência é mais sofisticada, existem também áreas especializadas em pesquisa, produção gráfica e eletrônica (som e imagem), tráfego (dos trabalhos por entre as áreas da agência) e até outras ferramentas de comunicação (relações públicas, promoção, merchandising, etc.)

        Cada área da agência pode estar constituída de uma ou até de muitas dezenas de pessoas, dependendo do tamanho e estrutura da empresa.

Segundo a R&B Propaganda uma agência funciona mais ou menos assim:

Quer viver todas alegrias e tristezas deste universo? Então, corre atrás meu amigo! A primeira coisa a se pensar é em qual área você vai querer atuar. Se você ainda não sabe quais são os departamentos de uma agência, confira aí, algumas divisões. Não é uma divisão fixa e obrigatória, mas dá uma idéia de como funciona o fluxo de informação na PP.

Atendimento - O cliente chama, ou a gente corre atrás de uma nova conta. Isso aí é a responsabilidade do atendimento. É essa pessoa que faz o contato junto ao cliente. Uma função básica e muito importante de quem atua neste cargo, está no briefing. Não sabe o que é isso? Ta bom: é o resumo de todos os desejos, idéias, necessidades, argumentações, enfim, todas as informações sobre o trabalho a ser desenvolvido. O atendimento é quem busca o que o cliente quer e apresenta o trabalho pronto e tem de estar sempre por dentro de tudo que acontece na agência.

A redação - Chamadas, títulos e a própria redação. Tudo que é texto ta na mão dessa gente. Escrever até que é fácil, difícil é revisar, revisar e revisar. Afinal, por uma letra, o que era nunca, passa a ser nuca, e já viu no que isso pode dar.

A direção de arte - Aqui a porca torce o rabo. É a transformação das idéias e conceitos em fotos, traços e ilustrações. É onde a imagem se materializa. Muita criatividade e imaginação. É importante o cuidado com a finalização dos arquivos.

Direção de criação - É quem coordena a dupla de criação - parceria entre direção de arte e redação. Aprova ou não a idéia em qualquer nível. Ele é quem coordena o processo de criação.

Mídia - É a pessoa que cuida de toda a utilização da verba do cliente. Faz o levantamento de como investir e onde investir. Para esta campanha a gente usa outdoor ou busdoor? Fale com o mídia, que ele tem a resposta.

Planejamento - Posicionamento de marca, investimento em um novo mercado, ações, estratégias e muito mais. O nome já diz tudo: esse cara planeja mesmo, em diversos casos e para vários fins. Quer investir e não sabe onde? Pede pro planejamento que a resposta ta na ponta da língua.

Pesquisa - É de onde vem a referência e a informação. Vamos dizer que é daqui que sai a direção para a idéia. Aqui nasce o roteiro para uma boa peça ou campanha.

RTVC - Que tanto de letrinha! Mas o serviço é simples de entender e difícil de executar. Com existe a pessoa da produção que cuida do material gráfico, o RTVC é quem cuida das peças de mídia - leia-se rádio, TV e cinema. Responsabilidade e muita habilidade!

Produção - Depois de tudo pronto, conferido, revisado e abençoado - no caso de peças impressas -, é hora de ir para a gráfica. E é fundamental o acompanhamento da materialização da peça fora da agência. Fotolito, gráfica, prova e todo os tramites.

O tráfego - Nem toda agência tem esse funcionário especificamente. Organizar o fluxo de trabalho, essa a função de quem está neste cargo. Determinar quem faz, encaminhar o orçamento, coordenar a entrada de cromos, a saída de arquivos. Tudo isso e, ainda, conseguir garantir um funcionamento ágil e eficiente da criação em conjunto a todos outros departamentos.

 Fonte: R&B Propaganda.